Tag der offenen Tür planen: Ideen & Checkliste
Sie möchten ein besonderes Event für Kunden und Geschäftspartner organisieren? Ein Tag der offenen Tür in Ihrem Unternehmen zahlt sich nicht nur für die Bestandskundenpflege aus, sondern hilft auch bei der Neukundengewinnung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in neun Schritten Ihren Tag der offenen Tür planen – inklusive kompakter Checkliste und kreativen Ideen für das Programm.
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
Darum lohnt sich ein Tag der offenen Tür für Ihr Unternehmen
Sie möchten in Ihrer Firma einen Tag der offenen Tür planen? Großartige Idee, denn solch ein Event zahlt sich aus. Wenn Sie Ihre Tore öffnen, verschafft Ihnen das zahlreiche Vorteile:
- Sie können effektiv Neukunden gewinnen und bestehende Kundenbeziehungen pflegen.
- Sie präsentieren Ihr Unternehmen mit seinen Produkten und Dienstleistungen. So überzeugen Sie nicht nur von Ihrer Qualität, sondern schaffen auch Transparenz und Vertrauen.
- Sie stärken den Zusammenhalt in Ihrem Team, wenn Sie den Tag der offenen Tür gemeinsam planen und durchführen.
- Sie bleiben im Gedächtnis. Ein ereignisreiches Event ist deutlich wirksamer als klassische Werbemittel wie Flyer oder Plakate. Außerdem zeigen Sie, dass Sie für Ihre Kunden keine Kosten und Mühen scheuen.
- Sie schaffen eine Möglichkeit zum persönlichen Austausch zwischen Kunden und Mitarbeitern. Das steigert die Kundenbindung und Kundenzufriedenheit.
Die Voraussetzung: Sie machen es gut. Ein schlecht organisierter Tag der offenen Tür kann auch schnell nach hinten losgehen und die gegenteilige Wirkung haben. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für die Planung, bieten Sie Ihren Gästen etwas Besonderes und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf.
Tipp: Nutzen Sie die Veranstaltung auch zum Netzwerken, denn gute Geschäftskontakte sind viel wert. Lesen Sie in unserem Magazin, wie Sie effektiv berufliche Netzwerke aufbauen und pflegen.
Ein Tag der offenen Tür in Ihrem Unternehmen eignet sich, um neue Kunden zu akquirieren und bestehende Geschäftsbeziehungen zu festigen.
Tag der offenen Tür planen in 9 Schritten
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg Ihres Events. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Kein Problem – wir geben Ihnen kreative Ideen für den Tag der offenen Tür an die Hand und zeigen Ihnen, wie die Planung in nur neun Schritten gelingt.
Plus: Laden Sie unsere kompakte Checkliste „Tag der offenen Tür planen“ ganz einfach als PDF herunter.
Schritt 1: Termin finden
Als erstes benötigen Sie einen Termin. Wichtig ist, dass Sie den Zeitpunkt nicht zu knapp legen, damit ausreichend Zeit für die Planung bleibt. Je nachdem, wie viele Gäste Sie erwarten, sollten Sie mindestens ein halbes Jahr vorher mit den Vorbereitungen beginnen.
Berücksichtigen Sie außerdem Urlaubs- und Ferienzeiten. Nicht nur am großen Tag selbst, sondern auch für die Zeit unmittelbar davor sollten wichtige Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wäre es schade, wenn nur ein Teil Ihrer Gäste kommen kann, weil gerade Schulferien sind oder gleichzeitig ein anderes großes Event stattfindet.
Tipp: Wenn Ihnen die Anwesenheit bestimmter Geschäftspartner oder Kunden besonders wichtig ist, dann stimmen Sie den Termin im Vorfeld mit ihnen ab.
Schritt 2: Budgetrahmen definieren
Bevor Sie die Planung für Ihren Tag der offenen Tür starten, legen Sie zunächst einen Budgetrahmen fest. So behalten Sie den Überblick und können weitere Maßnahmen darauf abstimmen. Berechnen Sie außerdem einen Puffer von etwa 15 bis 20 Prozent ein, auf den Sie bei unvorhergesehenen Kosten zurückgreifen können.
Schritt 3: Räumlichkeiten für die Veranstaltung planen
Nun gilt es, die passende Location für Ihre Veranstaltung festzulegen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Möchten Sie drinnen oder draußen feiern?
- Gibt es eine Schlechtwettervariante, auf die Sie ausweichen können?
- Welche Räume und Flächen möchten Sie für Empfang, Verpflegung, Programm & Co. nutzen?
- In welche Unternehmensbereiche sollen Ihre Gäste einen Einblick erhalten?
- Stehen ausreichend Parkmöglichkeiten und Toiletten zur Verfügung?
- Wo können Sie zusätzliche Ausstattung wie Tische, Bänke oder Stehtische platzieren?
Wichtig: Bedenken Sie ebenfalls Sicherheitsvorkehrungen: Wo sollen Fluchtwege verlaufen? Wie kennzeichnen Sie diese? Welche Bereiche sollten Sie aus Sicherheitsgründen besser absperren? Benötigen Sie Sicherheitspersonal? Holen Sie sich für diese Punkte im besten Fall Unterstützung von einem Profi, wenn Sie Ihren Tag der offenen Tür planen.
Überlegen Sie, wo Ihr Tag der offenen Tür stattfinden soll und in welche Unternehmensbereiche Sie Einblick gewähren möchten.
Schritt 4: Ablauf skizzieren
Machen Sie sich im nächsten Schritt Gedanken über den möglichen Ablauf. Hier sind einige Elemente, die Sie beim Tag der offenen Tür in Ihrem Unternehmen einbauen können:
- Offizielle Begrüßung: Das kann zum Beispiel eine kleine Rede durch die Geschäftsführung oder ein Sekt- und Saftempfang sein.
- Essen und Trinken: Egal, ob Buffet, Grillecke oder Imbissbude – für das leibliche Wohl sollte auf Ihrer Veranstaltung gesorgt sein.
- Programmpunkte für Jung und Alt: Das Unterhaltungsprogramm ist der Magnet Ihres Events. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf oder nutzen Sie unsere Ideen für den Tag der offenen Tür als Inspiration.
- Musikalische Unterhaltung: Von Live Band über DJ bis Anlage – Musik lockert die Stimmung und schafft eine angenehme Atmosphäre.
- Beratungs- und Ausstellungsbereiche: Planen Sie für Ihren Tag der offenen Tür Bereiche ein, in denen Sie wichtige Produkte ausstellen und Mitarbeiter zur Beratung bereitstehen. Außerdem können Sie an verschiedenen Stellen Flyer oder Werbemittel auslegen.
Tipp: Überlegen Sie sich, was Sie mit Ihrem Tag der offenen Tür erreichen möchten und wer Ihre Zielgruppe ist. Mit einem klaren Ziel vor Augen lassen sich die einzelnen Programmpunkte effektiv planen. Ein Beispiel: Sie möchten vorrangig neue Kunden gewinnen? Dann stellen Sie Ihre Produkte im Rahmen einer Werksführung vor und überzeugen Sie die Besucher von der Qualität Ihres Unternehmens.
Achtung: Für Ihren Tag der offenen Tür müssen Sie unter Umständen Genehmigungen einholen. Hierfür gelten je nach Bundesland unterschiedliche Regeln – informieren Sie sich daher frühzeitig bei den zuständigen Behörden.
Schritt 5: Kreative Ideen für den Tag der offenen Tür finden
Ein ausgeklügeltes Unterhaltungsprogramm zieht nicht nur Gäste an, sondern bleibt auch im Gedächtnis. Wichtig: Denken Sie beim Tag der offenen Tür Ihrer Firma sowohl an die Erwachsenen als auch an die Kinder. Denn wenn die Kleinen begeistert sind, sammeln Sie automatisch auch Pluspunkte bei den Eltern.
Bei der Ideenfindung sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Beachten Sie nur, dass die Aktionen zu Ihrer Zielgruppe und zum Unternehmen passen. Außerdem sollten Sie eine angemessene Balance zwischen Informations- und Unterhaltungsangeboten finden. Zur Inspiration haben wir bereits einige kreative Ideen für den Tag der offenen Tür gesammelt:
Unternehmensbesichtigung mit Schnitzeljagd
Organisieren Sie bei Ihrem Tag der offenen Tür eine Betriebsbesichtigung der anderen Art. Bei einer Schnitzeljagd müssen Besucher in verschiedenen Unternehmensbereichen Aufgaben oder Rätsel lösen. Wer erfolgreich ist, gewinnt einen kleinen Preis.
Alternative: Weniger Aufwand haben Sie, wenn Sie anstatt der Schnitzeljagd ein Unternehmensquiz oder Gewinnspiel veranstalten.
Tombola
Veranstalten Sie eine Tombola, bei der alle Gäste mitmachen können. Wichtig: Verlosen Sie ausschließlich hochwertige Preise und Werbegeschenke, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. In unserem Magazin erfahren Sie, wie Sie sinnvolle Werbemittel auswählen.
Zauberer, Live Band & Co.
Entertainer beim Tag der offenen Tür Ihres Unternehmens sind ein Spaß für Jung und Alt. Von Zauberer über Ballonkünstler bis hin zur Live Band – wählen Sie einen Act, der zu Ihrem Unternehmen, der Zielgruppe und dem Budget passt.
Eine Live Band sorgt beim Tag der offenen Tür für musikalische Unterhaltung.
Kinderprogramm
Während die Kleinsten beschäftigt sind, haben die Eltern Zeit für andere Dinge. Die Möglichkeiten zur Kinderunterhaltung sind vielfältig: Wie wäre es zum Beispiel mit Hüpfburgen, Gesichtsbemalung oder Mal- und Bastelangeboten?
Schritt 6: Zuständigkeiten verteilen
Die grundlegenden Schritte für die Planung Ihres Tags der offenen Tür sind getan – jetzt geht es an die Umsetzung. Erstellen Sie einen Zeitplan und legen Sie interne Zuständigkeiten fest. Wer organisiert was, wer hilft bei der unmittelbaren Vorbereitung und wer hat am Tag der Veranstaltung welche Funktion?
Schritt 7: Gäste einladen
Überlegen Sie als nächstes, wen Sie auf Ihrem Tag der offenen Tür begrüßen möchten. Legen Sie für bestehende Kunden und Geschäftspartner eine Gästeliste an und bereiten Sie die Einladungen vor. Wir empfehlen: Laden Sie Ihre Gäste mit einer persönlichen Karte ein, das bleibt eher im Gedächtnis als eine Mail, die im Posteingang verschwindet.
Tipp: In unserem Shop finden Sie eine große Auswahl an geschäftlichen Einladungskarten für Firmenjubiläen und Geschäftseröffnungen. Wenn Sie Ihr Lieblingsmotiv gefunden haben, können Sie dieses in unserem Online-Konfigurator individuell für Ihr Event anpassen. Alternativ stehen Ihnen auch neutrale Blanko-Karten zur Auswahl, bei denen Sie ein komplett eigenes Design entwerfen.
Im Idealfall informieren Sie Ihre Gäste frühzeitig mit einem Save-The-Date und schicken später noch eine offizielle Einladungskarte hinterher. In unserem Magazin geben wir Ihnen hilfreiche Tipps, was Sie beim Schreiben geschäftlicher Einladungen beachten müssen.
Für potenzielle Neukunden lohnt es sich außerdem, Werbung für Ihren Tag der offenen Tür zu machen. Das funktioniert zum Beispiel über Social Media, Zeitungsanzeigen, Flyer oder Plakate. Wichtig: Auch Werbemaßnahmen im öffentlichen Raum oder auf fremden Grundstücken sind in der Regel genehmigungspflichtig.
Schritt 8: Dienstleister für Tag der offenen Tür organisieren
Als nächstes müssen Sie die verschiedenen Dienstleister für Ihren Tag der offenen Tür organisieren. Hier heißt es schnell sein, denn Servicebetriebe und Künstler haben oft einen vollen Terminplan.
Je nachdem, was Sie für Ihren Tag der offenen Tür geplant haben, sind unterschiedliche Dienstleister erforderlich. Dazu gehören zum Beispiel:
- Essen und Trinken: Catering, Bedienung & Co.
- Musik und Technik
- Programmpunkte und Kinderbetreuung
- Sicherheitspersonal
Fragen Sie frühzeitig die gewünschten Dienstleister an – zum Beispiel für Catering und Bedienung.
Schritt 9: Letzte Vorbereitungen treffen
Die Ziellinie ist nicht mehr weit. Es fehlen nur noch einige letzte Vorbereitungen, dann steht dem Tag der offenen Tür in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Weg:
- Besorgen Sie die nötige Ausstattung wie Tische, Stühle oder Zelte.
- Bereiten Sie passende Dekoration vor.
- Lassen Sie Flyer und Give-Aways anfertigen. Diese können Sie auch in kleine Tüten packen und den Gästen als Erinnerung mitgeben.
- Fertigen Sie Schilder an, um auf wichtige Bereiche hinzuweisen. Denken Sie auch daran, Räume abzusperren, die Ihre Gäste nicht betreten sollen.
Tipp: Planen Sie unmittelbar vor dem Tag der offenen Tür ausreichend Zeit und Personal ein, um alles aufzubauen, vorzubereiten und die Geschäftsräume auf Vordermann zu bringen.
Kompakte Checkliste für Ihren Tag der offenen Tür
Damit Sie nichts vergessen, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte noch einmal kurz und knapp zusammengefasst. Laden Sie sich hier unsere kompakte Checkliste „Tag der offenen Tür planen“ als PDF herunter.
Laden Sie hier die Checkliste „Tag der offenen Tür planen“ als PDF herunter.
Tag der offenen Tür planen: Jetzt kann es losgehen
Mit einer guten Planung steht und fällt der Erfolg Ihrer Veranstaltung. Ebenso wichtig ist die Nachbereitung: Versenden Sie ein Dankschreiben an Ihre Kunden, geben Sie eine Pressemitteilung heraus und werten Sie die Veranstaltung intern aus. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Feiern!
Lese-Tipp: In unserem Magazin finden Sie mehr Inspiration zu geschäftlichen Themen. Lesen Sie zum Beispiel, wie Sie sich bei einem Geschäftsessen verhalten sollten, wie Sie ein Kundenevent planen oder wie eine erfolgreiche Firmenjubiläumsfeier aussehen kann.
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