Messestand & Messeauftritt planen: In 7 Schritten zur gelungenen Messepräsentation

Messeauftritte sind für viele Unternehmen wichtig, um Produkte zu vermarkten und zu vertreiben. Doch wie können Sie einen solchen Messeauftritt konkret planen, um Ihr Unternehmen und Ihre Produkte überzeugend zu präsentieren? Wie locken Sie potenzielle Kunden an Ihren Stand? Lesen Sie hier, wie Sie am besten vorgehen – samt hilfreichen Angaben für Ihre Budget- und Zeitplanung. Downloaden Sie außerdem unsere Checkliste zur Messeplanung (PDF).

Mit der Planung eines Messestandes sollten Sie möglichst früh beginnen.

Das erwartet Sie in diesem Artikel

• In Kürze: So planen Sie Ihren Messeauftritt
• In 7 Schritten einen gelungenen Messeauftritt planen
  • Schritt 1: Ziele definieren & passende Messe auswählen
  • Schritt 2: Aufgaben sammeln, Zeitplan erstellen & Zuständigkeiten festlegen
  • Schritt 3: Personal festlegen & Reise planen
  • Schritt 4: Messeauftritt kommunizieren
  • Schritt 5: Messestand planen & organisieren
  • Schritt 6: Messeauftritt planen
  • Schritt 7: Die Messe nachbereiten
• Häufige Fragen zur Messestand-Planung
• Überzeugen Sie Ihr Publikum

In Kürze: So planen Sie Ihren Messeauftritt

• Definieren Sie Ihre Unternehmensziele und wählen Sie auf dieser Basis die passende Messe für Ihr Unternehmen aus.
• Definieren Sie die Ziele, die Sie mit Ihrem Messeauftritt erreichen möchten.
• Erstellen Sie einen Zeitplan und verteilen Sie die Zuständigkeiten.
• Kommunizieren Sie Ihren Messeauftritt.
• Designen und organisieren Sie Ihren Messestand.
• Planen Sie Ihren konkreten Messeauftritt.
• Beauftragen Sie Ihre Zuarbeiter.
• Legen Sie das Personal für den Messeauftritt fest und planen Sie die An- und Rückreise.
• Vergessen Sie nicht, die Messe nachzubereiten.

In 7 Schritten einen gelungenen Messeauftritt planen

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie im Detail vorgehen, um Ihren Messestand richtig zu planen und Ihr Publikum mit einem runden Messeauftritt zu überzeugen.

Bei jedem der genannten Schritte auf dem Weg zu Ihrem Messeauftritt finden Sie Angaben zu Zeitaufwand und anfallenden Kosten.

Schritt 1: Ziele definieren & passende Messe auswählen

» Zeitaufwand: +

» Kosten: €

Bevor Sie sich an die genaue Planung Ihres Messestandes machen, sollte Ihnen bewusst sein, was Sie sich von einem Messeauftritt erhoffen. Seien Sie dabei möglichst präzise, denn je genauer Sie Ihre Ziele umreißen können, desto konkretere und vor allem passgenauere Maßnahmen können Sie sich dafür überlegen.

Fragen, die Ihnen dabei helfen, sind:

• Welche Absicht verfolgen Sie mit einem Messeauftritt? Möchten Sie neue Kunden gewinnen, bestehende Kontakte pflegen oder ein neues Produkt auf dem Markt vorstellen?
• Welches Publikum möchten Sie erreichen? Möchten Sie sich an versierte Branchenexperten wenden oder eher ein breites Publikum erreichen?
• Wo hält sich Ihre Zielgruppe auf? Sucht Ihre Zielgruppe eher lokale, regionale oder sogar internationale Messen auf?

Beantworten Sie diese Fragen gezielt und schreiben Sie Ihre Ergebnisse auf. Anhand Ihrer Antworten können Sie Kriterien herausfiltern, die eine geeignete Messe erfüllen muss. Außerdem können Sie die Ergebnisse Ihrer Überlegungen zu einem späteren Zeitpunkt noch nutzen, etwa um das Personal vor Ort zu den Messezielen zu briefen.

Sobald Sie wissen, welche Ziele Sie erreichen möchten, geht es darum, eine passende Messe zu finden. Eine Übersicht aktueller Messen bietet Ihnen beispielsweise die Webseite messen.de .

Vergessen Sie keinesfalls, einen Zeitplan zu erstellen und auch die Zuständigkeiten innerhalb Ihres Teams zu verteilen.

Beachten Sie: Je genauer Ihr Publikum zu Ihrem Unternehmen passt, desto höher sind die Chancen, passende Kunden anzutreffen.

Jedoch muss Ihnen dabei auch klar sein: Je spezifischer die Messe, desto stärker müssen Sie sich von Ihren Konkurrenten absetzen. Denn eine hohe Zahl an ernstzunehmenden Konkurrenten bedeutet auch, dass diese Ihnen Ihre Kunden abwerben könnten.

Wie es Ihnen das gelingen kann, Ihre Kunden mit einem gelungenen Messeauftritt vor Ort zu überzeugen, erfahren Sie weiter unten bei den Schritten 5 und 6.

Schritt 2: Aufgaben sammeln, Zeitplan erstellen & Zuständigkeiten festlegen

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: €

Sobald Sie wissen, an welchen Messen Sie als Aussteller teilnehmen möchten, sollten Sie alle wichtigen Aufgaben sammeln, die es zuvor zu erledigen gilt. Im Folgenden haben wir Ihnen eine Checkliste mit den üblichen Punkten erstellt, die Sie problemlos individuell erweitern können:

• Messebereich buchen
• Messestand designen & Transport zur Messe organisieren
• Catering
• Infomaterial entwerfen und in Auftrag geben
• Give-Aways und Print-Werbemittel besorgen
• Visitenkarten drucken lassen
• Personal für Messestand festlegen
• Unterbringung, An- und Abreise buchen

Nutzen Sie unsere Checkliste für die Organisation und Planung Ihres Messestandes. Hier als PDF herunterladen.

Bevor Sie sich mit den Details für Ihren Messestand beschäftigen, sollten Sie keinesfalls darauf verzichten, einen Zeitplan zu erstellen. Dazu dient die oben angelegte Spalte „Frist“. Denn damit bauen Sie sich ein zeitliches Gerüst, das Ihnen Orientierung bietet und anzeigt, wo Sie sich mit Ihrer Planung in etwa befinden, ob Sie etwas aufholen müssen oder möglicherweise sogar einen Puffer haben.

Wenn Sie den Messeauftritt im Team organisieren, sollten Sie auch Zuständigkeiten festlegen und notieren. So behalten Sie im Überblick, wer wofür zuständig ist. Außerdem verhindern Sie so, dass wichtige Aufgaben unter den Tisch fallen und Ihnen möglicherweise etwas Wichtiges für Ihren Messestand fehlt.

Tipp: Denken Sie auch daran, das Budget im Blick zu behalten. Notieren Sie sich am besten in unserer Vorlage rechts oben das insgesamt verfügbare Budget und notieren Sie sich mittels Kostenvoranschlägen, welche Kosten pro Organisationspunkt auf Sie zukommen.

Schritt 3: Personal festlegen & Reise planen

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: €

Dieser Schritt sollte möglichst früh erfolgen: Legen Sie das Personal für Ihren Messeauftritt fest. Dabei gilt es natürlich immer zu überlegen, welche Ziele Sie mit dem Auftritt verfolgen und welche Mitarbeiter beim Erreichen der Ziele mithelfen können oder sogar entscheidend dafür sind.

Um einen souveränen Auftritt sicherzustellen, planen Sie am besten genau, welche Kollegen am Messeauftritt Ihres Unternehmens mitwirken sollen.

Tipp: Eine Messe bietet auch Trainees oder Auszubildenden eine gute Gelegenheit, Erfahrungen bei der Präsentation ihres Unternehmens zu sammeln und für künftige Messeauftritte geschult zu werden.

Sobald Sie wissen, welche Mitarbeiter zur Messe fahren, sollten Sie sich zügig um Unterbringung und Reisebuchung kümmern. Denn insbesondere bei großen Messen sind Hotels schnell ausgebucht und die Kosten können in die Höhe schießen. Deshalb sollten Sie diese Aufgabe am besten so früh wie möglich erledigen.

Schritt 4: Messeauftritt kommunizieren

» Zeitaufwand: +

» Kosten: € €

Wenn die grundlegende Messestand-Planung erledigt ist, können Sie sich um die nötige PR rund um Ihren Messeauftritt kümmern: Wichtig ist, dass Sie Ihre Teilnahme an der Messe nach außen kommunizieren. Denn nur so erfahren mögliche Kunden davon im Vorfeld und können einen Besuch an Ihrem Messestand gezielt einplanen.

Auf folgenden Kanälen können Sie Ihren Messeauftritts besonders gut kommunizieren:

• Ihre Website
• Ihr Newsletter
• Soziale Medien wie Facebook, Instagram, LinkedIn oder Xing
• Pressemitteilungen
• Blog- oder Magazinbeiträge
• persönliche Messe-Einladungen für wichtige Kontakte
• Pressemappen für Journalisten
• Partner und Dienstleister als Multiplikatoren

Bei der Ankündigung Ihres Messeauftritts sollten Sie die folgenden Fehler unbedingt vermeiden:

• den Messeauftritt zu spät kommunizieren: Möchten Sie, dass Partner, Dienstleister und Kunden Ihren Messestand besuchen, müssen Sie das rechtzeitig ankündigen. Denn andernfalls kann es schnell passieren, dass die Terminkalender Ihrer Zielgruppe schon längst belegt sind.
• Pressemitteilung ohne Mehrwert: Verlassen Sie sich nicht auf eine reine Ankündigung Ihres Messeauftritts. Nennen Sie dem Leser die Gründe, weshalb er Ihren Messestand aufsuchen sollte: Stellen Sie zum Beispiel ein neues Produkt oder eine besondere Dienstleistung vor? Machen Sie Ihre Zielgruppe neugierig und nennen Sie ihr triftige Gründe, warum sich ein Besuch Ihres Standes unbedingt lohnt.

Schritt 5: Messestand planen & organisieren

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: € € €

Beim Design für Ihren Messestand gilt: Achten Sie darauf, dass er Ihren Zielen, aber auch denen Ihrer Kunden entspricht. Möchten Sie zum Beispiel den Kontakt für gezielte Kundengespräche ermöglichen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Messestand genug Raum und Sitzmöglichkeiten bietet. Planen Sie Ihren Messestand außerdem so, dass er  Ihren Kunden genug Platz bietet, um sich gut über Ihre Angebote zu informieren.

Zudem ist es wichtig, dass Ihr Messestand Ihr Unternehmen angemessen repräsentiert und vor allem Ihren Messezielen dienlich ist. Wenn Sie etwa ein neues Produkt vorstellen, sollte dieses im Mittelpunkt der Standplanung stehen. In diesem Fall sollten Sie dafür sorgen, dass es für Besucher einfach zugänglich ist und sie es, sofern möglich, auch vor Ort testen können.

Tipp: Beachten Sie die Vorgaben des Messeveranstalters zur Gestaltung der Messestände!

Planen Sie Ihren Messestand so, dass er Ihren Messezielen dienlich ist.

Noch ein Tipp: Denken Sie auch daran, den Transport Ihres Messestands zur Messe sicherzustellen. Am besten besprechen Sie mit dem Hersteller, ob dieser Lieferung und Aufbau in Ihrem Ausstellungsbereich übernimmt.

Schritt 6: Messeauftritt planen

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: € €

Vor Ort sollten Sie Ihre Kunden nicht nur mit neuen Produkten oder Dienstleistungen überzeugen, sondern auch mit einem rundum gelungenen Messeauftritt. Wichtig ist, dass Kunden an Ihrem Messestand nicht nur gut informiert sind, sondern im besten Fall eine echte Bindung zu Ihrem Unternehmen aufbauen. Zugegeben, das geschieht in erster Linie durch überzeugende Produkte. Trotzdem besteht die Möglichkeit, einen besonders guten Eindruck zu hinterlassen, indem Sie die folgenden Punkte beherzigen und damit Pluspunkte sammeln.

Stellen Sie Infomaterial bereit

Ideal sind Broschüren oder Whitepaper, die Ihre Besucher mitnehmen können. Auch Visitenkarten sollten für jeden Besucher bereitstehen, der Interesse an einer Kontaktaufnahme hat. Stellen Sie zudem am besten auch eine Box auf, in der Interessenten ihre eigenen Visitenkarten hinterlassen können.

Bieten Sie Snacks & Getränke an

Wenn Ihr Kundenkreis Ihnen besonders wichtig ist oder aber Sie sich in einem sehr hochpreisigen Segment bewegen, sollten Sie Ihren Kunden auf jeden Fall Snacks und Getränke anbieten. So werden Ihre Besucher nicht nur Ihre Produkte in Erinnerung behalten, sondern auch den Eindruck, umsorgt worden zu sein. Wenn Sie sich dafür entscheiden, sollten Sie daran denken, einen Caterer zu beauftragen.

Planen Sie ein ansprechendes Rahmenprogramm

Nutzen Sie Ihren Messeauftritt beispielsweise, um eine besondere Dienstleistung vorzustellen, ist es sinnvoll, Ihren Besuchern die Möglichkeit zu bieten, sich intensiver damit auseinanderzusetzen. Das kann zum Beispiel das Angebot einer individuellen Beratung sein. Beachten Sie dabei, dass Ihr Messestand die entsprechenden Voraussetzungen bietet. Geht es etwa um diskrete Themen wie Finanzen, sollte Ihr Messestand zum Beispiel über eine kleine, separate Sitzecke verfügen.

Setzen Sie Werbemittel gezielt ein

Nicht zuletzt sollten Sie die Gelegenheit nutzen, um Ihren Besuchern auch nach der Messe noch in Erinnerung zu bleiben. Dafür eignen sich nicht nur Visitenkarten und Broschüren sehr gut, sondern auch Werbemittel. Denn auf einer Messe sind Schreibmaterialien in Form von Papierblöcken und Notizbüchern nicht nur gern gesehen: Besucher erwarten sie mittlerweile. Nutzen Sie deshalb die Gelegenheit und bieten Sie Ihren Besuchern Schreibmaterial, das gleichzeitig für Unternehmen wirbt. Hier eine kleine Auswahl unserer Werbemittel für Ihren Messeauftritt, die Sie ganz einfach mit Ihrem Firmenlogo bedrucken lassen können:

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SCHREIBBLOCK A5 Zum Werbemittel >

Tacoma A5 Zum Notizbuch >

HUGO Zum Haftnotizblock >

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Schritt 7: Die Messe nachbereiten

» Zeitaufwand: + +

» Kosten: €

Nach der Messe ist vor der Messe: Um Ihre Investition in den Messeauftritt ganz auszuschöpfen, ist es sinnvoll, dass Sie sich mit Ihrem Team nochmals zusammensetzen und Ihren Messeauftritt reflektieren.

Überlegen Sie gemeinsam,

• was besonders gut gelungen ist,
• aber auch an welcher Stelle Sie möglicherweise für die nächste Messe-Organisation etwas dazugelernt haben.

So können Sie nicht nur erkennen, welche Potenziale Sie möglicherweise noch nutzen können, sondern auch aus bisherigen Fehlern lernen. Notieren Sie sich Ihre Ergebnisse am besten und bewahren Sie sie für Ihre nächste Messeplanung gut auf.

Häufige Fragen zur Messestand-Planung

In diesem Abschnitt beantworten wir oft gestellte Fragen zum Thema.

Wie sollte ein Messestand aufgebaut sein?

Ihr Messestand sollte ansprechend gestaltet, funktional und zielgruppenorientiert sein. Wichtig ist eine klare Struktur mit Zonen für Empfang, Präsentation und Gespräche. Auffällige Farben, Beleuchtung und ein stimmiges Design im Einklang mit der Markenidentität ziehen die Aufmerksamkeit der Messebesucher auf sich. Besonders attraktiv wirken interaktive Elemente wie Touchscreens, digitale Displays oder Live-Demos. Um eine einladende Atmosphäre zu schaffen, setzen Sie auf bequeme Sitzgelegenheiten und geschultes Personal, das die Standbesucher professionell empfängt.

Was braucht man alles für einen Messestand?

Für einen Messestand benötigen Sie eine Grundausstattung wie Wände, Möbel und Beleuchtung sowie Stromanschlüsse. Mit Branding-Elementen wie Banner, Roll-ups und Logos sorgen Sie dafür, dass die Messebesucher Ihre Marke leicht wiedererkennen. Interaktive Technik, wie Bildschirme oder Touchscreens, und Werbematerialien wie Broschüren oder Giveaways sind wichtig, um Besucher zu informieren und anzuziehen. Setzen Sie unbedingt geschultes Personal ein, um Besucher zu empfangen und Fragen zu beantworten.

Wie lockt man Kunden an den Messestand?

Setzen Sie auf ein auffälliges und ansprechendes Messestand-Design, das klare Botschaften vermittelt. Interaktive Elemente wie Produktdemos, digitale Displays oder VR-Erlebnisse steigern das Interesse der Messebesucher. Auch mit attraktiven Giveaways, kostenlosen Snacks oder Getränken sowie einem freundlichen, geschulten Team schaffen Sie eine einladende Atmosphäre.

Überzeugen Sie Ihr Publikum

Wir hoffen, unsere Tipps helfen Ihnen dabei, einen rundum gelungenen Messeauftritt hinzulegen. Auf der Suche nach hochwertigen Werbemitteln, Briefpapier, Einladungskarten und Kundengeschenken werden Sie übrigens in unserem Online-Shop fündig. Wir freuen uns auf Sie!

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